Privacyverklaring Novitarius

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens

Naam kantoor: Novitarius
Adres: Hoofdweg (westzijde) 669
Postcode / Plaats: 2131 BB Hoofddorp
e-mailadres: info@novitarius.nl

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.
De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

De verwerking van persoonsgegevens bij dienstverlening waaraan geen notariële akte gekoppeld is (zoals advisering, onderhandse akten en afwikkeling nalatenschap) heeft ten doel het uitvoeren van uw opdracht of de uitvoering van een overeenkomst. De grondslag van de verwerking van de gegevens is uw opdracht of de overeenkomst. Net als bij de notariële akte is de notaris verplicht uw identiteit te controleren aan de hand van uw geldig identiteitsbewijs en zullen uw gegevens eeuwig worden bewaard.
De verwerking van persoonsgegevens bij legalisatie van een handtekening heeft als doel het bevestigen van de echtheid van de handtekening op verzoek van een cliënt en het dienen van de rechtszekerheid. De grondslag van de verwerking van de gegevens is uw opdracht. De notaris is verplicht uw identiteit te controleren aan de hand van uw geldig identiteitsbewijs. De gegevens zullen door ons eeuwig worden bewaard tenzij deze eerder door ons vernietigd worden.

Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht.

De bron van die gegevens kunnen ondermeer zijn:

Openbare registers, waaronder het Kadaster;
Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
Schenker;
Testateur/testatrice;
(Mede) erfgenaam/legitimaris/legataris;
Overheidsinstanties/publiekrechtelijke instanties zoals bijvoorbeeld de belastingdienst;
Bank;
Deurwaarder;
Gevolmachtigde;
Accountant/boekhouder;
Tussenpersoon/adviseur;
Bewindvoerder;
Advocaat;
Bestuurder van een onderneming waarin u aandeelhouder bent;
Verzekeringsmaatschappij.

Doorgeven van uw persoonsgegevens
Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers (indien van toepassing):

KNB;
Belastingdienst;
Registerhouders (waaronder het kadaster en CTR);
Door cliënten ingeschakelde ketenpartners (makelaars, hypotheekadviseurs, accountants enzovoorts) indien wij hiertoe toestemming hebben ontvangen van cliënt;
Wederpartij bij uw akte indien wij hiertoe toestemming hebben ontvangen van cliënt.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten en de daarbij behorende dossiers worden eeuwig bewaard. De bijbehorende dossiers kunnen door ons eerder worden vernietigd.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een schriftelijke aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd schriftelijk opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. U dient hiervoor een schriftelijk verzoek in te dienen en uw identiteit dient te worden vastgesteld. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen en uw identiteit dient te worden vastgesteld. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. Uw identiteit dient door ons te worden vastgesteld.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een schriftelijk verzoek indienen. Uw identiteit dient door ons te worden vastgesteld. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via bovenstaande contactgegevens. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Novitarius behoudt zich het recht voor om wijzigingen in deze privacyverklaring aan te brengen.

Ontwerp en realisatie: NPD Communications | Green Multimedia